Validez de un documento público notarial español en el extranjero

En muchas ocasiones necesitamos otorgar documentos públicos notariales en España que posteriormente van a ser utilizados en el extranjero. ¿Qué pasos debemos seguir en estos casos?

La legalización de documentos públicos notariales españoles en el extranjero se realiza en la mayoría de los casos por el sistema de la apostilla. El trámite de apostilla consiste en colocar sobre un documento público, o una prolongación del mismo, una anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en un país firmante del XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros que deban surtir efectos en otro país firmante del mismo.

Así, los documentos emitidos en un país firmante del convenio que hayan sido certificados por una apostilla, deberán ser reconocidos en cualquier otro país del convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación.

El listado de Estados adheridos al citado Convenio a día de hoy es el siguiente: Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argetina, Armenia, Australia, Austria, Andorra, Azerbaiyan(2/03/05), Bahamas, Bahrein (31/12/13), Barbados, Belarus, Bélgica, Belice, Bosnia-Herzegovina, Botswana, Brunei-Darusalan, Bulgaria, Cabo Verde (13/02/10), Chipre, Colombia, Islas Cook, Corea (14/07/07), Costa Rica (14/12/11), Croacia, Dinamarca (29/12/06), Dominica, Ecuador (2/04/05), El Salvador, Eslovenia, España, Estados Unidos, Estonia, Fidji, Finlandia, Francia, Georgia (14/05/07), Granada, Grecia, Honduras, Hong-Kong, Hungría, India (12/03/08), Irlanda, Islandia, Israel, Italia; Japón, Kazajstán, Kirguistán (31/07/11), Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macao, Macedonia, Malawi, Malta, Islas Marshall, Isla Mauricio, México, Moldavia (16/03/07), Mónaco, Mongolia (31/12/09), Montenegro, Namibia, Nicaragua (EV. 14/05/13), Isla Niue, Noruega, Nueva Zelanda, Omán (30/01/12), Países Bajos, Panamá, Paraguay (01/09/2014), Perú (30/09/10), Polonia (14/08/05), Portugal, Reino Unido, República Checa, República Dominicana (30/08/09), República Eslovaca, Rumania, Federación de Rusia, Samoa, San Cristobal y Nieves, San Marino San Vicente y las Granadinas, Santa Lucía, Santo Tomé y Principe (13/09/08), Serbia, Islas Seychelles, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Suriname, Swazilandia, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Ucrania, Uruguay (EV14/10/12), Uzbekistán (15/04/12), Vanuatú, Venezuela. La adhesión de Albania ha sido objetada por España y, por tanto, el Convenio no es aplicable a este país.

Una vez verificado que el país donde necesitamos que ese documento tenga validez es uno de los incluidos en el listado de países firmantes del convenio, ¿dónde se puede acudir a apostillar un documento notarial? La apostilla se realiza en los colegios notariales españoles, a donde puede acudir el cliente directamente o realizarlo por vía de un notario que se pondrá en contacto con el colegio y se encargará de enviarlo y devolvérselo al cliente a la mayor brevedad posible. En cuanto al tiempo necesario para realizar la apostilla, suele tardar como máximo unos 10 días.

¿Qué ocurre en los casos en los que necesitamos que nuestro documento tenga validez en un país no firmante del convenio? Lo mejor es preguntar allí donde dicha documentación tenga que ser usada qué requisitos nos exigen para su validez. En último término podríamos acudir al consulado del país extranjero y preguntar qué tipo de legalización es necesaria en ese país en concreto. A veces, la única manera es otorgar ese documento en el mismo consulado, ante el cónsul.