Y el original… ¿se queda aquí?

Una de las labores más desconocidas desarrolladas en una notaría, y sin embargo de las más importantes y valoradas, es la de la conservación de los documentos, lo que se llama el Protocolo Notarial y el Libro Registro de Pólizas. Regulada legalmente, el cumplimiento de esta obligación es fundamental para el buen funcionamiento del sistema y para dotar al mismo de la necesaria seguridad jurídica.

Veamos las preguntas más habituales:

¿Y el original se queda aquí? ¿No me lo llevo? Estas preguntas se repiten constantemente por los que pasan a firmar cualquier documento en una notaría. Una vez firmado por el / los comparecientes y por el notario autorizante, en más de una ocasión el cliente ha intentado coger el documento para llevárselo consigo. Hay que explicar que el original (la matriz), el firmado por todos en el despacho, queda en poder del notario para su correspondiente custodia y no puede salir de la notaría bajo ningún concepto.

¿Y qué pasa con ese original? El notario lo guarda en su archivo, procede a la expedición de copias y pone las notas a pie del documento que legalmente correspondan en cada caso, como por ejemplo: las de expedición de dichas copias, las de envío de parte de testamentos al registro de últimas voluntades, las de presentación en el Registro de la Propiedad o Mercantil o las de ratificación o en las pólizas la de intervención de la misma. Son, como digo, ejemplos del trabajo que se debe realizar en una notaría después de la firma y que muchas veces los ciudadanos desconocen.

A continuación, el documento debe guardarse de forma segura, además de llevarse el protocolo informático correspondiente y, cada cierto tiempo, encuadernarse debidamente. El protocolo, igual que el libro de pólizas, comienza con el número 1 cada año y debe ser encuadernado por el notario de forma que se proteja debidamente por orden correlativo, señalando en cada tomo los números y fechas que comprende.

Y esos tomos, ¿quién se los queda? ¿De quién son? El protocolo es de la notaría, no del notario. Esto quiere decir que se conserva por el notario titular de cada plaza y no se lo lleva el saliente en un traslado. En principio, salvo supuestos excepcionales, la conservación en cada notaría es de todos los documentos firmados durante los últimos 25 años, tras los cuales se envía a un archivo general dependiente de cada colegio notarial.

Y entonces, ¿qué me llevo yo? Lo que la gente entiende como original es en realidad la copia autorizada. Es una copia rubricada por el notario en cada hoja y firmada y sellada en la última. En principio, como regla general, se hace una sola copia autorizada, aunque a veces es necesario hacer varias, por ejemplo una para cada heredero en una herencia. Hay incluso documentos en los que ni siquiera se hace en ese momento la copia, por ejemplo en un testamento en la que la copia se suele hacer solo al fallecer el testador.

Estas copias autorizadas, como decía antes, se anotan en la matriz (el original firmado por todos) y pueden ser solicitadas solo por aquellos que legalmente están facultados para ello, algo que sería motivo de otro post. Además, se sacan las copias simples en un papel especial notarial, pero no firmadas por el notario, y que bastan en muchos caso, por ejemplo, para el vendedor en una compraventa. Por último, se cumple con la obligación de remitir las copias electrónicas a registros y entidades públicas en los casos que corresponde hacerlo.

El tema da para mucho más, pero baste este post como explicación básica de por qué el original queda en la notaria. La seguridad del tráfico, el secreto de protocolo y la correcta conservación del mismo, la inviolabilidad e inmutabilidad del original conservado con la debida diligencia y la posibilidad en cualquier momento de petición de copias en casos de extravío, son algunas de las funciones que se le exigen al notario y que forman parte fundamental de su labor.