¿Para qué sirve la apostilla de la Haya?

En otra entrada de este mismo blog, mi compañera María os habló de qué es la apostilla de la Haya y cuáles son los países adheridos al convenio que la regula.

La utilidad de esta figura es permitir una rápida legalización de un documento público, de tal manera que el mismo va a surtir efectos fuera de España. Es pues una herramienta muy útil cuando alguna persona, sea o no española, residente o no residente, necesita realizar un determinado trámite en el extranjero y por la razón que sea no le resulta práctico desplazarse hasta allí.

Algunos casos en los cuales resulta muy útil, cuando no necesario, llevar a “apostillar” algún documento notarial otorgado en España pueden ser los siguientes:

• Una persona tiene que acreditar que actualmente está viva y por tanto tiene derecho a percibir una prestación de un sistema de seguridad o prevención social de su país de origen.  En este caso puede solicitar de un notario español un acta de “fe de vida”, documento de tramitación sencilla en el cual se deja constancia de su existencia actual.
• Un progenitor, o ambos, o el que tenga atribuida la representación legal de sus hijos menores tiene que dar su autorización para que éstos, en compañía del otro progenitor o de una tercera persona, puedan viajar a su país de origen y/o otro u otros países; o un progenitor tiene que dar su consentimiento para algún acto en el que se requiere el de ambos; o realizar en nombre de sus hijos trámites administrativos como solicitar certificados de registros o archivos de su país de origen, (por ejemplo, un certificado de nacimiento u otros relativos al estado civil), o renovar pasaportes u otros documentos de identidad. En estos casos, puede otorgar la oportuna escritura de autorización para viajar, de consentimiento, o de poder.
• Una persona necesita en su propio nombre realizar estos u otros trámites en otro país, como comprar, vender o arrendar un inmueble, adjudicarse una herencia, operar con bancos, contratar suministros o formalizar toda clase de expedientes administrativos o judiciales, etc. Lo que es también objeto de una escritura de poder.
• En vez de la autorización previa al acto que implica un poder, también es posible que una persona (mediante una escritura de ratificación) ratifique a posteriori en España lo hecho en su nombre en otro país por otra que actuaba en su nombre, pero sin poder o con un poder insuficiente, lo que conocemos como un “mandato verbal”.

Estos son casos bastante frecuentes, pero en general cualquier documento notarial español puede ser “legalizado” para que surta efectos en otro país, y la manera más sencilla es la apostilla. Viene a ser un sello que firma el Decano del Colegio Notarial respectivo (hay un colegio Notarial en cada Comunidad Autónoma, como podréis comprobar en la web del Consejo General del Notariado) o quien haga sus veces y que acredita que la firma que figura en ese documento público es la de un notario español.

Algunas consideraciones que conviene tener en cuenta son:

• Si el documento va destinado a un país donde se hable otro idioma, normalmente va a ser necesaria también una traducción jurada.
• Si la legislación del país de destino exige algún requisito específico que no exista en España para que el documento produzca efecto (por ejemplo que se digan literalmente determinadas palabras, alguna mención legal o la referencia a alguna norma), tendrás que indicarlo al notario español para que lo haga constar. Lo más práctico en estos casos es consultar a los organismos destinatarios del poder.
• En ocasiones es muy práctico incorporar al documento español una copia del pasaporte o documento de identidad reconocido en el país de destino, independientemente del documento de identidad reconocido en España que utilices para identificarte ante el notario español.

Y ya sabes, si tienes alguna duda consulta a tu notario y te indicará los datos del Colegio Notarial, plazos (normalmente es rápido) y costes de este trámite (se paga una pequeña tasa que puede ser un poco más cara si se tramita de urgencia).