Con las nuevas tecnologías, y también sin ellas, tus documentos están a salvo gracias al notario

Hace poco, necesité aclarar unos movimientos bancarios del año 2002. Me dirigí a mi banco para que me facilitasen un extracto de las fechas que me interesaban, pero lo que menos me podía esperar es la cara que puso el empleado del banco cuando le indiqué el año. “Imposible, eso era con el sistema informático antiguo. Esa documentación habría que buscarla en los archivos y sería imposible encontrarla. Lo siento, pero no se le puede facilitar”.

¡Lo que es la tecnología! Cuanto más avanzamos, da la sensación de que nos volvemos cada vez más torpes.

Otra vez, fue un cliente de mi notaría quien sufrió no el derecho al olvido, sino la imposición del olvido. Necesitaba copia de una licencia de obras expedida por el Ayuntamiento en los años noventa. Creo que quien recibió su petición le miró con la misma expresión con la que me miró a mí el empleado del banco. “¿De los años noventa? ¿Usted se cree que eso se puede encontrar ahora?”.

En este caso, no era por el sistema informático. Era por exceso de papel, montañas de papel.

Sin embargo, una persona puede venir a mi notaría a pedir la copia de un testamento o de una escritura de compraventa de hace cincuenta, setenta o noventa y nueve años, y tenerla en un par de días. ¿La razón? El notario no sólo elabora documentos. Una de sus facetas menos conocidas es su labor como custodio, como guardador de esos documentos. Todos los notarios conservan bajo su responsabilidad toda la documentación notarial de los últimos veinticinco años. Las escrituras de más de veinticinco años y menos de cien, están bajo la guarda de un notario denominado archivero de distrito. Existe uno en cada distrito notarial. Y las de más de cien años se conservan, por lo general, en el archivo histórico. De esta forma, todos los documentos notariales están perfectamente custodiados y ordenados, y disponibles para quien necesite copia de los mismos.

Este sistema existe desde muy antiguamente y se basa en la conservación del documento en papel. Pero desde hace bastantes años, todos los documentos en papel tienen su respaldo en soporte informático de forma que el documento completo en archivo informático se custodia también por el mismo notario, lo que supone no sólo más rapidez a la hora de atender una petición de copia por parte de un interesado, sino también una garantía adicional de conservación.

De muchos documentos notariales, se generan copias electrónicas para su remisión a los registros y a muy diversos organismos públicos. Esas copias electrónicas se remiten al órgano destinatario, pero de las mismas queda un ejemplar archivado en los servidores de la notaría, por lo que su conservación queda reforzada por otro medio más.

Recientemente, se ha puesto a disposición del ciudadano la posibilidad de depositar una copia electrónica de un documento, y que esté disponible para esa persona o para quien él autorice en cualquier notaría del territorio nacional. Por ejemplo, puedo depositar en una notaría de Almería una copia electrónica de un poder que he otorgado a favor de mi hijo que está en Pontevedra. El podrá ir a una notaría de Pontevedra y tener a su disposición ese documento.

Además de lo anterior, los datos fundamentales de todos los documentos notariales se conservan también en soporte informático a través de los llamados índices notariales, en los que se detallan las características fundamentales de cualquier escritura. Por ejemplo, en el caso de una venta, en esos índices aparecen identificados quién vende y quién compra, la propiedad que se compra (con sus datos registrales y catastrales), el precio, la forma en que se paga o los impuestos a que está sujeta la compraventa.

Todo lo anterior permite celeridad en la búsqueda de cualquier documento, la facilidad en la expedición de una copia del mismo y la garantía de seguridad y conservación ordenada y fiable de todas las escrituras que se otorgan en España.