La historia de tu sociedad está en el protocolo de tu notario

Las personas, como seres vivos que somos, nacemos, crecemos, nos reproducimos y morimos. Si nos encargaran hacer un resumen de lo más importante de cualquier biografía, incluso de la nuestra, en la mayoría de los casos elegiríamos contenidos que describirían esos momentos. Las sociedades son también personas, aunque solo los sean para el Derecho, y se llamen “jurídicas”; por tanto, también tienen “vida” y podemos decir que nacen, crecen, se reproducen y mueren.

La presencia notarial en algunos de esos hitos esenciales de su existencia es conocida. Por ejemplo, casi todo el mundo sabe que para el nacimiento de una sociedad hay que ir al notario a otorgar la escritura de constitución. En ese momento, el notario juega un papel clave como asesor a la hora de confeccionar la estructura de la sociedad mediante sus estatutos, como ya ha tenido ocasión de escribir en este blog mi compañero José María.

Los notarios también garantizamos la seguridad jurídica en el proceso de constitución y ejercemos como “ventanilla única”, ya que les entregamos a los fundadores su sociedad inscrita en el registro con su NIF y presentada ante la hacienda correspondiente para el pago de impuestos (a ello se ha referido en este post mi compañero Rafael). Y todo esto, a coste reducido, como nos explica mi colega Eduardo en este otro post.

En caso de que fuera preciso y tuviéramos que liquidar nuestra sociedad y proceder a su extinción, también tendremos que acudir al notario. Ese momento, que coincidiría con su “fallecimiento”, exige el control de legalidad que aporta la función notarial, sobre todo, como garantía para terceros. Pablo nos describe la forma de llevar a cabo la extinción de una sociedad en este post.

Pero la actuación notarial en la vida de las sociedades, además de en su constitución y extinción, la observamos sobre todo en su día a día. Destacamos los siguientes casos:

a) Modificación de estatutos. Algunos ejemplos serían el cambio de nombre, traslado de domicilio, incluir o suprimir cualquier actividad de su objeto u organizar la forma de gestionar o administrar la sociedad. El aumento o reducción del capital social también es una modificación de los estatutos que además implica, en la mayoría de los casos, movimientos de bienes.

b) La actuación como secretario en las sesiones de los órganos colegiados de la sociedad. Es una posibilidad que la Ley concede y que se torna obligatoria para los administradores cuando lo piden un determinado número de socios.

c) La elevación a público de los distintos acuerdos sociales, dotándolos de fecha fehaciente. Entre ellos, son de especial trascendencia los que tienen por objeto el nombramiento y cese de los cargos sociales, administradores, auditores… Además, en estos casos, el notario controla la legitimidad y capacidad de quien comparece a elevar a público los citados acuerdos.

d) La transmisión de las cuotas, participaciones o acciones sociales se realiza mediante escritura pública y en ella se debe acreditar que se ha cumplido con todos los requisitos legales y estatutarios exigidos para dichos actos, como, por ejemplo, la existencia de un derecho de adquisición preferente.

e) Las declaraciones relativas a la unipersonalidad de especial trascendencia para el conocimiento de los terceros. Esa es la razón de que sea necesario otorgar escritura pública e inscribir en el Registro Mercantil la adquisición y pérdida de la condición de unipersonalidad y el cambio de socio único.

f) El otorgamiento de poderes a favor de personas relacionadas con la sociedad o de terceros ajenos a la misma, facultándolos para la realización de un acto o un grupo de actos jurídicos.

g) Cualquier modificación estructural (fusión, escisión, transformación o cesión global del activo y pasivo) necesitan el otorgamiento de la correspondiente escritura pública en la que constaran el cumplimiento de los requisitos de publicidad o de información exigidos por la Ley.

Por todo esto, podemos decir que el notario es testigo cualificado de la vida de tu sociedad y que le tienes a tu disposición para ayudarte.