¿Qué hacer para que un documento tenga validez en el extranjero? La Apostilla de La Haya

Hace unos días, celebramos el IV Centenario de la muerte de Cervantes. Su fallecimiento tuvo lugar pocos meses después de la publicación de la segunda parte del Quijote y tres años más tarde de la de sus Novelas Ejemplares.

En una de estas últimas, “El coloquio de los perros”, Cervantes pone en boca de Berganza una de sus frases más famosas: “el andar tierras y comunicar con diversas gentes hace a los hombres discretos”.

En esta aldea global en la que vivimos, es cada vez más frecuente “andar tierras y comunicar con diversas gentes”, por lo que son muchas las ocasiones en las que los documentos tienen que “viajar” para producir efectos en otros países. El problema que se plantea en estos casos es el de determinar cómo se prueba en otro país que alguien ha concluido una carrera universitaria, que está casado, o que tiene facultades para actuar en nombre de otra persona.

En primer lugar, es indispensable que el documento se entienda por aquellos a quienes va destinado. El propio Quijote, cuando encarga a Sancho que encuentre a alguien que le escriba una carta a su amada, le dice: “y tú tendrás cuidado de hacerla trasladar en papel, de buena letra… donde haya maestro de escuela de muchachos, o si no, cualquiera sacristán (…)” En nuestros días, el obstáculo puede estar en el idioma, y es que si el documento está escrito en un idioma que no es oficial en el país en el que se va a utilizar, deberá traducirse por uno de los siguientes:

• Un Intérprete Jurado nombrado por el Ministerio de Asuntos Exteriores (aquí tienes la lista actualizada)
• La representación diplomática o consular de España en el extranjero
• La representación diplomática o consular en España del país al que se dirige el documento

Ya tenemos traducido el documento, pero ¿cómo podemos hacer que sea válido en el extranjero?

El principio general es que los documentos públicos necesitan su “legalización” para que produzcan efectos en otro país. Este trámite exige

• El visado del Ministerio de Asuntos Exteriores del país emisor del documento
• La intervención de la representación consular del país en el que haya de producir efectos
• La ratificación del Ministerio de Asuntos Exteriores de este último (puedes acceder mediante este enlace)

Este proceso puede parecerte farragoso – y lo es – pero, afortunadamente, el trámite de legalización sólo es necesario para los países que no han firmado el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 (listado completo en este enlace).

En todos estos países, se puede sustituir la legalización por la “Apostilla”, que en palabras del Ministerio de Asuntos Exteriores, es una “prolongación” del propio documento, una anotación que certificará la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en un país firmante. En definitiva, prueba que el funcionario que lo ha hecho está facultado para ello, que está firmado por él, y que se ajusta a la legalidad del país en el que se expide, consiguiendo que los documentos públicos de un país adherido sean directamente reconocidos en otro país.

Hay ciertos documentos administrativos que necesitan el previo reconocimiento de la firma para su apostilla (títulos universitarios, certificados de empadronamiento, certificados de la Agencia Tributaria o de la Seguridad Social…). En este enlace, el Ministerio de Justicia explica qué documentos pueden apostillarse, dónde acudir para ello, y qué autoridad es la competente para la legalización de las firmas cuando ésta es requisito previo.

Lo dicho hasta ahora parece estar pensado únicamente para los documentos en soporte papel, pero, hoy en día, los documentos públicos pueden tener un soporte electrónico. Por ello, la Orden JUS/1207/2011, de 4 de mayo, desarrolló la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y creó el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia, aclarando que a los documentos en papel les corresponderá la apostilla en papel y a los documentos electrónicos les corresponderá la apostilla electrónica.

Sin embargo, por ahora, y sin perjuicio de este sistema de registro electrónico, la Orden dice que “los documentos autorizados por notario y los documentos privados cuyas firmas hayan sido legitimadas por notario únicamente podrán ser apostillados en soporte papel”.

Y es que, como dice el “Ingenioso Hidalgo de La Mancha”, cuando da consejos a su escudero para el buen gobierno de la Ínsula Barataria: “según las ocasiones, así serán mis documentos”.