La Pluma Digital: la tecnología en las notarías te ahorra recursos

Hay gente que piensa, o eso creo, que el notario es un señor o señora mayor, generalmente aburrido, algo «carca» y un analfabeto digital. Por extensión, el colectivo notarial está formado en mayor parte por señores mayores anclados a la época analógica cuyo único instrumento de trabajo es una pluma y su tinta… Hasta aquí el estereotipo.

La realidad es bien distinta. A muchos os sorprenderá el siguiente dato: sólo en el año 2015 se realizaron más de ocho millones de gestiones telemáticas en las notarías españolas. La realidad es que los notarios españoles contamos con la mayor red informática del país y nos hemos convertido en uno de los colectivos profesionales más activos en el proceso de implantación de la Administración Electrónica. Así que de «analógicos», ya poco. Todo ello sobre dos pilares:

• La Firma Electrónica Reconocida Notarial, implementada en el año 2000 (¡hace ya 16 años!). Fundamental para el desarrollo de numerosos servicios electrónicos y la comunicación con las diferentes administraciones
• La creación de la Red Privada Notarial y El Sistema Integrado de Gestión del Notariado, que interconectan telemáticamente las más de 2.800 notarias españolas así como los Colegios Notariales, el Consejo General del Notariado y terceros

Obviamente, este desarrollo, acorde con el que ha experimentado la sociedad en general, tiene como principal objetivo el ampliar y mejorar los servicios prestados, de manera que la visita a la notaría suponga un ahorro en coste y tiempo al ciudadano, que verá cómo determinadas actuaciones ahora se realizan directamente y telemáticamente desde ella.

Son numerosos los ejemplos sobre los beneficios que tal interconexión produce, como por ejemplo:

• En primer lugar, la implementación de la copia electrónica autorizada notarial permite, desde el año 2001, firmar una escritura pública simultáneamente, la emisión de copias electrónicas, o realizar requerimientos telemáticos al notario competente desde distintos puntos de la geografía española, con el consiguiente ahorro en desplazamiento, conste y tiempo para el ciudadano.
• Permite la creación de sociedades en 24 horas mediante su tramitación telemática, la obtención de la denominación social y del NIF provisional de la sociedad constituida. Pronto, cuando las notarías funcionemos como Puntos de Atención al Emprendedor (PAE), avanzaremos notablemente en este ámbito con el consiguiente beneficio para autónomos y PYMES.
• Permite también la presentación, solicitud de información y pago de diversos tributos por vía online, como AJD/ITP, IBI (casi 200.000 consultas y pagos de IBI en 2015), plusvalías, deudas de comunidad de propietario, etc.
• La interconexión con el Catastro y el Registro de la Propiedad o el de Cooperativas hace posible la presentación telemática de copias de las escrituras a estos; la consulta y obtención de certificaciones catastrales, y la remisión de cambios de titularidad, entre otras actuaciones.
• En el ámbito sucesorio, la obtención de certificados digitales, tanto del registro de últimas voluntades como del de seguros de vida, resultan un claro ejemplo de ese ahorro del que se beneficia el ciudadano, y especialmente la del «Informe de Actividad del fallecido», que permite a los herederos tener una visión global y detallada de la situación económica y patrimonial del familiar fallecido. También es posible la remisión electrónica de partes testamentarios y actas de declaración de herederos abintestato con el objeto de evitar duplicidades.
• La interconexión online con el Consejo General de Procuradores y el Consejo General del Poder Judicial agiliza el otorgamiento de poderes para pleitos, su utilización, revocación o la renuncia de apoderado.
• Sin duda, es importantísima la interactuación con las autoridades de Prevención de Blanqueo de capitales, que en gran medida se nutren de la información suministrada telemáticamente por las notarías para desarrollar unas actuaciones de indudable importancia y repercusión para la sociedad.

Los notarios somos conscientes de que si nuestra actuación no se adapta a las nuevas realidades sociales y tecnológicas, no seremos capaces de prestar un servicio útil y eficaz. Es por ello que, ya por el año 2000 y cuando pocos lo hacían, iniciamos un camino que a día de hoy nos permite estar a la vanguardia tecnológica con un único objetivo: el beneficio para la sociedad que demanda nuestros servicios. Si quieres saber hasta dónde llegamos, solo tienes que acudir al notario más cercano.