Las nuevas tecnologías y los notarios: ventajas para el consumidor

Estimado lector: aprovechamos este periodo vacacional para refrescar y actualizar algunos de los temas más leídos este año, aún de plena actualidad

Cuando empecé a preparar las oposiciones a notarías, hace veinticinco años, la imagen clásica del notario como personaje que redactaba documentos con tinta y pluma de ganso se iba transformando por una visión más moderna, en la que la “tecnología” formaba parte del quehacer diario del notario. Sin embargo, esa tecnología no iba más allá del uso de la fotocopiadora y de la máquina de escribir, herramientas que habían supuesto muchas décadas atrás una revolución en el trabajo diario de los despachos notariales.

Estábamos en el tránsito a esa nueva imagen cuando la informática y los ordenadores –que estaban recién implantados– provocaron una segunda revolución. El trabajo en la notaría se volvió más ágil, lo que se tradujo en poder atender de forma más rápida las necesidades de los usuarios.

Sin embargo, ese uso de las nuevas o menos nuevas tecnologías en los despachos notariales, aunque supuso básicamente una mayor rapidez para realizar nuestra labor y menos esperas para el ciudadano, no añadió ningún plus a la seguridad jurídica que damos los notarios.

El primer paso para ofrecer una protección adicional al consumidor vino dado por un cambio legislativo que abrió la posibilidad a las notarías de pedir información por fax al Registro de la Propiedad para conocer el estado de cargas que pudiera tener una finca (hipotecas, embargos, limitaciones etc.), antes de firmar la escritura de transmisión de esa finca. El comprador consiguió entonces- gracias a los medios técnicos a nuestro alcance- una mayor protección. Al mismo tiempo, se permitió que, una vez firmada la escritura, el notario pudiera remitir el mismo día un fax al Registro de la Propiedad para hacer constar que la finca se había transmitido, y hacer así una especie de reserva a favor del comprador.

Hasta ahí lo que pudiéramos llamar la prehistoria. El cambio fundamental llegó en el año 2001 a raíz del uso de la firma electrónica por parte de los notarios, y la adaptación de (casi) todos los organismos e instituciones a las nuevas tecnologías. Actualmente la notaría puede obtener a tiempo real casi toda la información que necesita el consumidor antes de firmar una escritura: desde la situación catastral de una finca con los planos correspondientes hasta la información de si está al corriente en el pago del Impuesto sobre Bienes Inmuebles. La única excepción es la información que suministra el Registro de la Propiedad, que sigue siendo como hace 25 años: por fax y no en tiempo real. A pesar de estar previsto por Ley desde 2005 que el notario pueda acceder telemáticamente al contenido de los libros del Registro de la Propiedad en el mismo momento de la firma de la escritura, seguimos esperando que la ley se cumpla y se nos permita el acceso.

El uso de las nuevas tecnologías en el ámbito notarial no acaba con la firma de la escritura. A partir de ese momento, el notario presentará telemáticamente en el Registro, y de manera inmediata, una copia electrónica de la escritura, podrá liquidar telemáticamente los distintos impuestos (Impuesto de Transmisiones Patrimoniales o Plusvalía) y comunicar a Catastro el cambio de propietario.

En materia de sociedades, la tramitación telemática es también total desde la notaría: la obtención de la denominación social y el CIF provisional cuando se constituye una sociedad, la liquidación de impuestos y la inscripción en el Registro Mercantil.

Hay muchos más ámbitos en los que la rapidez y la seguridad de las nuevas tecnologías quedan patentes. Uno de ellos es el de las copias electrónicas de las escrituras. Recuerdo que hace años estaba prevista la firma de una escritura en mi despacho. Concurrían varios herederos que venían de distintos lugares. Uno de ellos, que vivía en Córdoba, se puso enfermo y no pudo viajar. Como la firma de la escritura era inaplazable, tuvo que ir un notario al hospital para que firmara un poder. Para hacérmelo llegar, la familia entregó el poder a un taxista que al cabo de dos horas apareció en mi despacho. Al final, se pudo firmar la escritura. Las nuevas tecnologías no hubieran evitado que ese heredero se pusiera enfermo ni que el notario se desplazara al hospital para la firma de una escritura de apoderamiento. Pero en la actualidad, una vez firmado el poder, el notario de Córdoba me puede remitir una copia electrónica del mismo con lo que en escasos minutos está en manos del apoderado y el problema está resuelto.

El ejemplo del poder es aplicable a cualquier documento notarial: un ciudadano puede pedir en cualquier notaría copia electrónica de una escritura que esté en otra. La petición se tramitará telemáticamente entre ambas notarías y el cliente podrá recoger el documento en la misma notaria donde formuló la solicitud.

Una utilidad poco conocida es la de firma de operaciones con entidades financieras. Supongamos que un cliente de Linares pide a su banco un préstamo. El banco tramita la petición y, cuando la operación es aprobada, llaman al cliente diciéndole que está lista para firmar. Pero ahora resulta que el cliente está en Santiago de Compostela o en Lanzarote. Antes hubiera tenido que esperar a su regreso, pero ahora todo es muy sencillo y rápido: el cliente acude a cualquier notario de cualquier punto de España, dice que tiene pendiente de firma un préstamo con su banco y el notario descargará telemáticamente esa póliza de préstamo y se firmará. El notario comunicará telemáticamente la firma a la entidad financiera y sobre la marcha el usuario tendrá el dinero del préstamo ingresado en su cuenta.

Igual ocurre si varias personas tienen que firmar una escritura pero están en lugares diferentes no es necesario esperar a estar todos juntos. Cada una puede acudir al notario más cercano, la escritura se podrá firmar y cada persona prestar su consentimiento ante el notario con el que esté, como si hubieran estado todos reunidos en un mismo lugar.

En materia de herencias, desde la notaría se pueden obtener en el día documentos necesarios como las últimas voluntades o el certificado del Registro de seguros de vida.

Por concluir con una escena que resume algunos de los cambios que han supuesto las nuevas tecnologías en el ámbito notarial: cuando antes autorizaba una escritura, me entretenía en explicar al consumidor el via crucis que tenía que iniciar cuando yo le entregara la copia de la misma: “vaya usted al Catastro a cambiar la contribución, vaya al Ayuntamiento para liquidar la plusvalía, vaya luego al banco para pagar los impuestos, luego vaya al Registro de la Propiedad para presentarla, luego vuelva al Registro al cabo del mes para recogerla…”. Hoy todos esos trámites se pueden hacer telemáticamente desde la notaría de forma que, cuando yo entregue al usuario su escritura, le podré decir que directamente la puede guardar en su casa sin necesidad de peregrinar por innumerables ventanillas. Os recomiendo echar un vistazo al post de mi compañero Amador Zorrilla que también habla del temas de las nuevas tecnologías en los servicios notariales.