El papel del notario en las juntas generales de accionistas

La función notarial es muy diversa, y entre las actividades que desarrolla el notario está la de acudir a las juntas generales de las sociedades, cuando así se lo requieren, para levantar acta de la misma. El acta notarial de junta de accionistas se encuentra regulado en el artículo 203 de la Ley de Sociedades de Capital y en los artículos 101 y siguientes del Reglamento del Registro Mercantil.

Habitualmente, cuando se requiere a un notario para que levante acta de la junta es porque existen discrepancias entre los socios, y lo que se pretende con la presencia del notario es que éste, al amparo de su fe pública, relate con exactitud los hechos y dote de autenticidad y fuerza probatoria las declaraciones de voluntad de las partes.

Lo primero que hay que tener en cuenta es que la presencia del notario en la junta no la puede solicitar cualquiera, sino que lo deben hacer los administradores a petición de socios que representen, al menos, el uno por ciento del capital social en el caso de una sociedad anónima, o el cinco por ciento en caso de tratarse de una sociedad de responsabilidad limitada. En cualquier caso, siempre se debe hacer con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la junta.

En segundo lugar, hay que requerir al notario que sea competente en el lugar previsto para la celebración de la junta, ya que cada notario sólo puede actuar dentro de su jurisdicción, por ello, a los notarios no nos es posible desplazarnos o levantar actas fuera de la misma.

El requerimiento lo hacen los administradores, y el notario, antes de aceptarlo, debe comprobar que la junta ha sido convocada con los requisitos legales y estatutarios, puesto que, si no es así, deberá denegar su actuación. En caso de aceptar el requerimiento se personará en el lugar, fecha y hora indicados y se asegurará de la identidad y de los cargos de presidente y secretario de la reunión, de que se declara válidamente constituida la junta, del número de socios con derecho a voto que concurren personalmente o representados y de su participación en el capital. Dará fe de las propuestas sometidas a votación, de las intervenciones que se solicite expresamente, así como del resultado de las votaciones, ya que los acuerdos sólo son eficaces si constan en el acta notarial que tendrá la consideración de acta de la junta, si bien, no es su función en la junta, calificar la legalidad de los hechos que se reflejan en el acta.

Eso sí, el notario no es una grabadora, es decir, no refleja en el acta con puntos y comas todo lo que se dice, por lo que, si se quiere que algo conste en acta expresamente, se recomienda llevarlo escrito para entregárselo al notario o solicitarlo. Además, el notario puede no reflejar en el acta las intervenciones que a su juicio no sean pertinentes por no guardar relación con los asuntos debatidos o los extremos del orden del día, por ello no se puede pretender que el notario recoja en el acta todo tipo de manifestaciones.

Por último, si se quiere contar con un notario en la junta, se recomienda preguntarle al mismo la disponibilidad para acudir a la misma antes de ser convocada, para así asegurarse de que va a poder ir y no tiene otros compromisos profesionales.