¿Dónde se custodian las escrituras originales y cómo pueden localizarse?

¿Sabías que las escrituras que guardas en casa no son las originales? Fíjate: el final del documento indica que se trata de una copia, dando fe el notario con su firma de que es una reproducción fiel del original -de ahí que reciba el nombre de ‘copia autorizada’- y por eso en tu escritura (en tu copia autorizada) no aparece tu firma, sino sólo la del notario junto con su declaración de que firmaste el original. La copia autorizada tiene el mismo valor legal que la escritura original. 

La razón de ser de este sistema es la seguridad, además de que los documentos originales pertenecen al Estado. Puede que se extravíe una copia, pero siempre será posible localizar la escritura original, a partir de la cual podrán hacerse nuevas copias. 

¿Quién conserva los originales, las llamadas escrituras ‘matrices’? Este deber corresponde al notario que las autorizó o al notario que le haya sustituido en caso de que el primero se haya jubilado, trasladado o incluso fallecido. Al cabo de un año encuadernamos todas las escrituras para su mejor conservación. 

Mientras los notarios ejercemos en nuestra plaza, tenemos obligación de conservar todas las escrituras que autoricemos, y, si nos hacemos cargo de las escrituras de otro notario por los motivos expuestos en el párrafo anterior, hasta que cumplan 25 años de antigüedad. 

Transcurrido dicho plazo se trasladan las matrices para que las custodie el notario ‘archivero’. Yo mismo soy archivero del distrito de Castellón. Los archiveros conservamos las escrituras de entre 25 y 100 años de antigüedad.  Es decir, en este momento tengo en mi poder hasta el año… ¡1922! Tenemos auténticos tesoros desde un punto de vista histórico. 

Los originales con menos de 100 años no pueden ser consultados por cualquiera, sino por quien tiene derecho a ellos conforme a la ley, para proteger la intimidad y el secreto de lo que se firmó. 

¿Y después de 100 años? En ese caso se trasladan a los archivos históricos, donde pueden ser consultados por estudiosos, historiadores, etc. 

¿Y hasta cuándo ser conservan? La respuesta corta: para siempre. La conservación de las escrituras notariales no tiene ninguna fecha límite, más allá de las propias leyes físicas o devenires históricos o catastróficos.  

Es por eso que se siguen conservando numerosos documentos ‘notariales’ medievales, e incluso más antiguos, de los que fueron nuestros precursores, los escribas. 

El coste de conservación de los documentos ‘a perpetuidad’ va incluido en la factura de la notaría, aunque, sinceramente, creo que la labor de preservación ‘no tiene precio’ a pesar de ser poco conocida.  

En conclusión, puedes estar tranquilo, tus escrituras están cuidadosamente custodiadas y siempre podrás acceder a ellas si lo necesitas.